E-Mail-Adresse mit eigener Domain: was Sie brauchen und wie es geht

Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain sieht so aus: office@ihre-firma.at statt ihre.firma@gmail.com. Für viele kleine Betriebe und Vereine ist das einer der ersten Schritte, wenn es eine eigene Website gibt oder geben soll. Die Adresse zeigt auf den ersten Blick, von wem eine Mail kommt.

Der wichtigere Grund ist aber die Unabhängigkeit. Eine Adresse bei einem Gratisdienst oder bei Ihrem Internetanbieter gehört zu diesem Vertrag. Die Adresse mit Ihrer Domain bleibt, auch wenn Sie den Anbieter wechseln. Und Sie können Adressen nach Aufgaben anlegen, etwa office@, rechnung@ oder bewerbung@. Hier lesen Sie, was Sie dafür brauchen, welche Wege es gibt und worauf Sie beim Einrichten achten.

Was Sie für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain brauchen

• Eine Domain, also den Namen ihre-firma.at. Sie wird bei einer Vergabestelle registriert, für .at bei nic.at, meist über einen Anbieter.
• Ein Postfach bei einem Mail-Dienst. Dort kommen die Mails an und werden gespeichert.
• Die passenden DNS-Einträge. Das ist eine Liste zur Domain, die festlegt, welcher Server wofür zuständig ist. Für Mail sind drei wichtig: MX sagt anderen Mailservern, wohin sie Ihre Mails zustellen. SPF und DKIM zeigen den Empfängern, dass eine Mail mit Ihrer Adresse wirklich von Ihnen kommt.
• Ein Programm oder eine App, in der Sie die Mails lesen und schreiben: Outlook, die Mail-App am Handy oder das Webmail des Dienstes.

Domain und Postfach müssen nicht beim selben Anbieter liegen. Oft ist es aber einfacher, weil dann ein Anbieter die Einträge setzt.

Drei Wege zur eigenen Adresse

Postfach beim Webhoster

Die meisten Hosting-Pakete enthalten Postfächer zur Domain. Website, Domain und Mail liegen dann an einer Stelle, und die Einträge setzt der Hoster. Sie lesen die Mails in Outlook, am Handy oder im Webmail. Gemeinsame Kalender und Kontakte für ein ganzes Team bieten solche Pakete meist nicht oder nur eingeschränkt.

Bürodienst mit eigener Domain

Dienste wie Microsoft 365 oder Google Workspace erlauben ebenfalls eigene Domains. Sie bestätigen dort, dass Ihnen die Domain gehört, meist mit einem zusätzlichen Eintrag in den DNS-Einträgen. Dann richten Sie den MX-Eintrag auf diesen Dienst. Das passt, wenn Sie ohnehin mit den Programmen und gemeinsamen Kalendern des Dienstes arbeiten. Die Website kann trotzdem bei Ihrem Hoster bleiben.

Nur eine Weiterleitung

Manche Anbieter leiten Mails an office@ihre-firma.at nur an Ihre bisherige Adresse weiter. Das ist schnell eingerichtet, hat aber einen Haken: Antworten gehen dann oft von der alten Adresse aus, und weitergeleitete Mails landen beim Empfänger leichter im Spam. Als Übergang taugt das, auf Dauer ist ein eigenes Postfach besser.

Eigene E-Mail-Adresse einrichten in fünf Schritten

1. Die Domain sichern. Als Inhaber soll Ihr Betrieb oder Ihr Verein eingetragen sein, bei einer GmbH also die Gesellschaft, nicht ein Mitarbeiter, ein Vorstandsmitglied oder der Webdesigner. Das erspart später viel Aufwand.
2. Das Postfach anlegen. Im Kundenmenü Ihres Anbieters die Adresse anlegen und ein sicheres, eigenes Passwort vergeben.
3. MX und SPF setzen. Liegen Domain und Postfach beim selben Hoster, macht er das meist selbst. Sonst tragen Sie die Werte ein, die Ihnen der Mail-Dienst nennt.
4. DKIM einschalten. DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Unterschrift. Bei vielen Diensten ist das ein Schalter, bei manchen ein weiterer Eintrag.
5. Das Postfach auf Ihren Geräten einrichten. Am Rechner und am Handy, jeweils mit IMAP. Dann sehen alle Geräte denselben Stand. Warum das wichtig ist, steht im Beitrag IMAP oder POP3.

Danach schicken Sie eine Testmail an eine fremde Adresse, etwa an Ihr privates Postfach, und antworten darauf. Kommt beides an und landet nicht im Spam, passt die Einrichtung.

Umstieg von der alten Adresse

Die neue Adresse ist eingerichtet, aber Kunden, Lieferanten und Behörden kennen noch die alte. Planen Sie dafür ein paar Monate ein.

• Die alte Adresse weiterlaufen lassen. Lesen Sie sie eine Weile mit, oder leiten Sie sie auf die neue weiter.
• Eine automatische Antwort einrichten, die auf die neue Adresse hinweist.
• Überall ändern: Website und Impressum, Rechnungsvorlage, Briefpapier und Visitenkarten, Mail-Signatur, Konten bei Lieferanten, Banken und Behörden, Online-Shops und Plattformen.
• Kontakte informieren, am besten mit einer kurzen Mail von der neuen Adresse.

Haben Sie schon eine Domain bei einem anderen Anbieter und wollen beides zusammenlegen, lesen Sie, wie Sie eine Domain zu einem anderen Anbieter mitnehmen.

Häufige Fehler

• Die Domain läuft auf eine Privatperson, etwa auf den Gründer, den früheren Obmann oder den Webdesigner. Solange alle erreichbar sind, ist das kein Problem. Später kann es eines werden.
• SPF fehlt oder ist unvollständig. Dann landen Ihre Mails beim Empfänger eher im Spam. Große Mail-Dienste verlangen solche Einträge inzwischen ausdrücklich.
• POP3 auf einem einzigen Rechner. Die Mails liegen dann nur dort und fehlen auf allen anderen Geräten.
• Eine Adresse und ein Passwort für alle. Wenn jemand den Betrieb verlässt, kennt er das Passwort weiter. Geben Sie jeder Person ein eigenes Postfach. Für gemeinsame Adressen wie office@ bieten viele Dienste Weiterleitungen an mehrere Personen oder geteilte Postfächer.

Ein Hinweis zum Datenschutz: In Ihren Postfächern liegen personenbezogene Daten, etwa von Kunden und Mitarbeitern. Der Mail-Dienst verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Mit ihm brauchen Sie deshalb in aller Regel eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Bei großen Diensten ist sie meist Teil der Vertragsbedingungen. Fragen Sie danach, wenn der Anbieter sie nicht von sich aus anbietet.

Aus unserer Arbeit

Bei Vereinen empfehlen wir Adressen nach Funktion statt nach Person: obmann@, kassier@, schriftfuehrer@. Wechselt der Vorstand, bekommt die neue Person das Postfach mit neuem Passwort. Die Adresse bleibt, und die Mails der vergangenen Jahre bleiben beim Verein, statt mit der Person zu gehen. Dasselbe gilt im Betrieb für office@ oder buchhaltung@.

Kurz zusammengefasst

• Sie brauchen eine Domain, ein Postfach und die Einträge MX, SPF und DKIM.
• Drei Wege: Postfach beim Webhoster, Bürodienst mit eigener Domain oder nur eine Weiterleitung als Übergang.
• Die Domain gehört auf den Betrieb oder den Verein, nicht auf Mitarbeiter, Vorstand oder Webdesigner.
• Geräte mit IMAP einrichten und die alte Adresse ein paar Monate weiterlaufen lassen.
• Jede Person mit eigenem Postfach, gemeinsame Adressen nach Funktion.

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