IMAP oder POP3: Diese Frage stellt Ihnen jedes Mailprogramm, wenn Sie ein Postfach einrichten. Meist ist sie schnell beantwortet. Sobald Sie Ihre Mails auf mehr als einem Gerät lesen, etwa am Bürorechner und am Handy, ist IMAP die richtige Wahl. POP3 passt nur noch in wenigen Fällen.
Hier lesen Sie, worin sich die beiden Verfahren unterscheiden, wie Sie sehen, was Sie gerade verwenden, und wie Sie von POP3 auf IMAP umstellen, ohne dabei Mails zu verlieren.
IMAP oder POP3: der Unterschied in einem Bild
Stellen Sie sich Ihr Postfach als Fach am Server Ihres Anbieters vor.
Bei IMAP bleiben die Mails in diesem Fach. Ihre Geräte sehen nur hinein. Was Sie am Rechner lesen, ist auch am Handy gelesen. Was Sie in einen Ordner verschieben, liegt auf allen Geräten in diesem Ordner. Und gesendete Mails liegen ebenfalls am Server, wenn das Programm sie dort ablegt.
Bei POP3 ist das Postfach ein Briefkasten, den ein Gerät ausleert. Das Mailprogramm holt die Mails ab und speichert sie auf dem Rechner. Meist löscht es sie danach am Server. Ein zweites Gerät findet dann einen leeren Briefkasten.
| IMAP | POP3 | |
|---|---|---|
| Wo liegen die Mails? | am Server | auf dem Gerät, das sie abholt |
| Mehrere Geräte | alle sehen denselben Stand | nur eines hat alle Mails |
| Ordner und „gelesen“ | überall gleich | nur auf dem einen Gerät |
| Speicherplatz am Server | wird mit der Zeit voll | bleibt meist leer |
| Sicherung | Ihr Anbieter sichert den Server | Sie müssen den Rechner sichern |
| Lesen ohne Internet | was schon geladen ist | alles |
Ob Ihr Anbieter den Server sichert, wie oft und wie lange, steht in seinem Angebot. Fragen Sie im Zweifel nach.
Wann POP3 noch Sinn hat
POP3 kann passen, wenn nur ein einziger Rechner Mails abruft und das so bleibt. Oder wenn das Postfach am Server sehr klein ist und Sie Ihr Archiv bewusst nur auf dem eigenen Rechner führen.
Der Preis dafür: Ihre Mails liegen dann an einer einzigen Stelle. Geht der Rechner kaputt oder wird er ersetzt, sind sie weg, wenn Sie ihn nicht regelmäßig gesichert haben. Wer POP3 verwendet, braucht deshalb eine eigene Sicherung der Mails auf dem Rechner.
Viele Programme bieten bei POP3 die Einstellung „Kopie auf dem Server belassen“. Dann sieht ein zweites Gerät zwar die neuen Mails, aber nicht, was Sie schon gelesen, beantwortet oder in Ordner verschoben haben. Das ist eine Notlösung, kein Ersatz für IMAP.
So sehen Sie, was Sie gerade verwenden
- Outlook am Rechner (klassische Version): Unter Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen steht in der Liste neben jeder Adresse der Kontotyp, also IMAP/SMTP oder POP/SMTP.
- iPhone und iPad: In den Einstellungen unter Apps, Mail, Mail-Accounts das Konto antippen. In den Angaben zum Konto steht, ob es als IMAP oder POP eingerichtet ist. Bei älteren Versionen fehlt der Schritt Apps.
- Android: In der Mail-App die Einstellungen des Kontos öffnen. Unter Servereinstellungen steht, ob IMAP oder POP3 eingerichtet ist. Die Wege unterscheiden sich je nach App.
Ein schneller Hinweis ohne Einstellungen: Sehen Sie eine Mail am Rechner, aber nicht am Handy oder im Webmail Ihres Anbieters, holt vermutlich ein Gerät die Mails per POP3 ab und löscht sie am Server.
Von POP3 auf IMAP umstellen, ohne Mails zu verlieren
Die gängigen Mailprogramme können ein bestehendes POP3-Konto nicht einfach auf IMAP umschalten. Sie legen dieselbe Adresse neu als IMAP-Konto an und ziehen die alten Mails hinüber. So geht es in Outlook, in anderen Programmen sinngemäß:
- Sichern Sie die Daten des Mailprogramms. In Outlook ist das die Datendatei mit der Endung .pst. Wo sie liegt, zeigt Outlook unter Kontoeinstellungen, Datendateien. Kopieren Sie sie bei geschlossenem Outlook auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte.
- Legen Sie die Adresse neu als IMAP-Konto an. Beim Hinzufügen des Kontos die erweiterten Optionen wählen und IMAP angeben. Das alte POP3-Konto bleibt vorerst bestehen.
- Ziehen Sie die alten Mails in das IMAP-Konto. Ordner für Ordner aus dem POP3-Konto in den Posteingang oder in neue Ordner des IMAP-Kontos verschieben. Erst dann liegen sie am Server und erscheinen auf allen Geräten. Bei vielen Jahren an Mails kann das dauern.
- Achten Sie auf den Speicherplatz. Jedes Postfach hat am Server eine Größengrenze. Sehen Sie vorher nach, wie groß Ihr Postfach sein darf und wie viel Sie hinüberziehen. Passt nicht alles, lassen Sie ältere Jahrgänge als Archiv auf dem Rechner.
- Entfernen Sie das POP3-Konto erst, wenn alles da ist. Prüfen Sie im Webmail Ihres Anbieters, ob die Ordner angekommen sind. Erst dann das alte Konto in Outlook löschen. Die gesicherte Datei aus Schritt 1 heben Sie trotzdem auf.
- Ziehen Sie die anderen Geräte nach. Handy, Tablet und weitere Rechner ebenfalls mit IMAP einrichten. Bleibt irgendwo ein altes POP3-Konto aktiv, das die Mails am Server löscht, fehlen sie wieder überall sonst.
Die richtigen Einstellungen
Ihr Anbieter nennt Ihnen den Servernamen, oft in der Form mail.ihre-firma.at. Dazu gehören diese Anschlüsse (Ports):
| Wofür | Port | Verschlüsselung |
|---|---|---|
| Empfangen mit IMAP | 993 | SSL/TLS |
| Empfangen mit POP3 | 995 | SSL/TLS |
| Senden (SMTP) | 465 oder 587 | SSL/TLS bei 465, STARTTLS bei 587 |
Als Benutzername dient bei den meisten Anbietern die ganze E-Mail-Adresse. Verwenden Sie keine unverschlüsselte Verbindung. Die alten Ports 143 für IMAP und 110 für POP3 ohne Verschlüsselung schicken Ihr Passwort lesbar durchs Netz. Bietet Ihr Programm „Keine“ als Verschlüsselung an, wählen Sie das nicht.
Diese Einstellungen gelten für den Empfang. Kommt die Mail an, lässt sich aber keine senden, liegt der Fehler beim Postausgang. Was dann hilft, steht im Beitrag wenn Outlook empfängt, aber nicht sendet.
Aus unserer Arbeit
Wenn wir Postfächer zu einem neuen Server übertragen, sehen wir immer wieder denselben Fall: Ein alter Bürorechner holt alle Mails per POP3 ab und löscht sie am Server. Am Handy fehlen sie, und beim Umzug gäbe es am Server nichts zu übertragen. Deshalb klären wir vor jedem Umzug, wie die Geräte abrufen. Wo nötig, stellen wir zuerst auf IMAP um und übertragen erst danach.
Kurz zusammengefasst
- IMAP lässt die Mails am Server; alle Geräte sehen denselben Stand.
- POP3 holt die Mails auf ein Gerät und löscht sie meist am Server.
- Für fast alle Betriebe mit mehr als einem Gerät ist IMAP die richtige Wahl.
- Umstellen heißt: sichern, IMAP-Konto neu anlegen, alte Mails hinüberziehen, erst dann das POP3-Konto löschen.
- Immer verschlüsselt verbinden: IMAP 993, Senden 465 oder 587.
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