Hoster wechseln, ohne E-Mails zu verlieren: die Schritte in der richtigen Reihenfolge

Wer den Hoster wechseln will, hat meist mehr Sorge um die E-Mails als um die Website. Zu Recht: Eine Website lässt sich gut kopieren und vorab prüfen. Was bei einem Wechsel schiefgeht, sind fast immer die Postfächer. Sie kommen leer beim neuen Anbieter an, oder neue Mails landen nach der Umstellung noch tagelang beim alten Hoster, wo niemand mehr nachsieht.

Beides lässt sich vermeiden, wenn Sie die Schritte in der richtigen Reihenfolge machen. Hier steht, was alles umzieht, was Sie vorher aufschreiben sollten und wie der Umzug abläuft, ohne dass eine Mail verloren geht.

Was alles umzieht

Ein Hosting-Paket ist mehr als die Website. Bei einem Wechsel ziehen in der Regel mit:

• Website-Dateien und Datenbank, bei WordPress also der ganze Ordner und die Datenbank dazu.
• E-Mail-Postfächer mit ihrem Inhalt, dazu Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen und Verteiler.
• Die DNS-Einträge, also die Liste, die festlegt, welcher Server für Website und Mail zuständig ist.
• Das Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung (Schloss im Browser). Beim neuen Anbieter wird es meist neu ausgestellt.
• Zugänge für FTP, Datenbank und Kundenmenü.
• Geplante Aufgaben, etwa ein nächtlicher Export, falls Ihre Website so etwas nutzt.

Die Domain selbst muss nicht mitziehen. Sie können sie beim bisherigen Anbieter lassen und nur die Einträge ändern. Wenn Sie auch sie wechseln möchten, lesen Sie, wie Sie die Domain zum neuen Anbieter übertragen.

Vorher: Bestandsaufnahme

Die meisten Pannen entstehen, weil vor dem Umzug niemand aufgeschrieben hat, was es alles gibt. Nehmen Sie sich dafür eine Stunde Zeit.

Alle DNS-Einträge abrufen, nicht nur den der Website

Für Website und Mail gibt es getrennte Einträge. Der wichtigste für die Mail ist der MX-Eintrag: Er sagt anderen Mailservern, wohin sie Mails für Ihre Domain zustellen. Der Name mail.ihre-firma.at, den Sie im Mailprogramm eintragen, ist davon getrennt; er ist nur die Adresse, über die Ihre Geräte das Postfach abrufen. Schreiben Sie vor dem Umzug jeden Eintrag auf. Ihr bisheriger Anbieter zeigt sie im Kundenmenü unter „DNS“ oder „Nameserver“. Als Vorlage:

Gibt es mehrere MX-Einträge, ist der zweite ein Ersatz, falls der erste nicht erreichbar ist. Auch er muss nach dem Umzug stimmen. TXT-Einträge, mit denen Sie Ihre Domain etwa bei Microsoft oder Google bestätigt haben, müssen beim neuen Anbieter wieder eingetragen werden, sonst funktionieren diese Dienste nicht mehr.

Postfächer zählen

Schreiben Sie jede Adresse auf, dazu Weiterleitungen, Aliase (zweite Adressen für dasselbe Postfach) und die Größe jedes Postfachs. Die Größe sehen Sie im Kundenmenü oder im Webmail. Nach dem Umzug vergleichen Sie damit, ob alles angekommen ist.

IMAP oder POP3?

Wie Ihre Geräte die Mails abholen, entscheidet, wo die alten Mails liegen. Bei IMAP bleiben sie auf dem Server, und alle Geräte sehen denselben Stand. Diese Mails ziehen beim Kopieren der Postfächer mit um. Bei POP3 holt meist ein einzelner Rechner die Mails ab und löscht sie danach auf dem Server. Dann liegen die alten Mails nur auf diesem Rechner. Sie ziehen nicht um, dürfen aber auch nicht verloren gehen: Sichern Sie die Daten des Mailprogramms, bevor Sie dort etwas umstellen.

Hoster wechseln in sechs Schritten

1. Beim neuen Hoster alles einrichten. Website-Bereich, Datenbank und Postfächer mit denselben Adressen anlegen, Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen übertragen.
2. Die Gültigkeitsdauer der Einträge senken. Jeder DNS-Eintrag hat eine Gültigkeitsdauer (TTL). So lange merken sich andere Server den alten Wert. Steht sie auf einem Tag, kann eine Umstellung entsprechend lange brauchen, bis sie überall wirkt. Senken Sie die TTL beim alten Anbieter mindestens einen Tag vor dem Umzug, etwa auf eine Stunde oder weniger. Nicht jede Verwaltung erlaubt das; dann planen Sie mehr Zeit ein.
3. Website und Postfächer kopieren. Bei den Postfächern den Inhalt, nicht nur die Adressen. Das geht mit einem Werkzeug des neuen Hosters oder über eine Kopie von IMAP zu IMAP, zum Beispiel mit dem verbreiteten Programm imapsync. Dafür brauchen Sie die Zugangsdaten jedes Postfachs.
4. Die neue Website vorab prüfen. Über einen Eintrag in der hosts-Datei Ihres Rechners können Sie die Website beim neuen Hoster aufrufen, bevor die Umstellung für alle gilt. Ändern sich mit dem Umzug auch Adressen, lesen Sie, wie Sie die Platzierung bei Google behalten.
5. Die Einträge umstellen. Zuerst die Website, dann gemeinsam MX und mail.. So zeigen Zustellung und Abruf nie auf verschiedene Server. Danach SPF und DKIM für den neuen Server eintragen, sonst landen Ihre Mails beim Empfänger im Spam.
6. Den Mail-Nachlauf machen. Bis die Umstellung überall wirkt, liefern manche Server noch an den alten Hoster. Kopieren Sie deshalb einen Tag nach der Umstellung noch einmal vom alten auf den neuen Server, was dort in der Zwischenzeit angekommen ist. Diesen Schritt vergisst man leicht.

Nach der Umstellung prüfen

• Eine Mail von außen schicken, etwa vom Handy über das Mobilfunknetz, nicht aus dem Büro-WLAN, und eine Antwort zurück.
• Anzahl und Größe der Postfächer beim alten und beim neuen Hoster vergleichen.
• Das Mailprogramm auf jedem Gerät umstellen: Computer, Handy, Tablet. Am leichtesten vergisst man das Handy eines Mitarbeiters.
• Die Einträge noch einmal abrufen und mit Ihrer Tabelle vergleichen.
• Das Kontaktformular der Website einmal echt absenden und prüfen, ob die Anfrage ankommt.

Wann Sie den alten Vertrag kündigen

Kündigen Sie erst, wenn ein paar Tage lang keine neue Mail mehr beim alten Server angekommen ist und der Nachlauf erledigt ist. Prüfen Sie vorher Laufzeit und Kündigungsfrist in Ihrem Vertrag; sie sind von Anbieter zu Anbieter verschieden. Und sichern Sie vor dem Vertragsende noch einmal alles, was beim alten Hoster liegt. Danach ist es in der Regel gelöscht, auch das Backup beim alten Hoster. Wichtig ist eine Sicherung, die sich zurückspielen lässt.

Ein Hinweis zum Datenschutz: In Ihren Postfächern und auf Ihrer Website liegen personenbezogene Daten, etwa von Kunden. Für diese Daten bleiben Sie verantwortlich, auch beim neuen Anbieter. Mit ihm brauchen Sie deshalb eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Dasselbe gilt für einen Dienstleister, der den Umzug für Sie macht.

Typische Fehler

• Nur die Website umgestellt: Der Eintrag für die Website zeigt auf den neuen Server, der MX aber weiter auf den alten. Mails kommen dort an, wo niemand mehr nachsieht.
• Den zweiten MX vergessen: Er liefert gelegentlich an den alten Server, und einzelne Mails fehlen.
• Postfächer leer angelegt: Die Adressen gibt es, der Inhalt ist beim alten Hoster geblieben.
• Den alten Vertrag zu früh gekündigt: Der Nachlauf ist nicht mehr möglich.
• POP3-Mails nur auf einem alten Rechner: Wird er ersetzt, sind die Mails von Jahren weg.

So machen wir einen Umzug

Bei unseren Umzügen zählen die Mails so viel wie die Website. Bevor wir etwas ändern, sichern wir das ganze Paket: Website, Datenbank, Postfächer und Einstellungen. Wir rufen alle DNS-Einträge der Domain ab, nicht nur den der Website. Denn eine Domain, deren Website längst umgezogen ist, kann mit dem Namen mail. oder dem zweiten MX noch auf einen alten Server zeigen. Die Postfächer übertragen wir mit Inhalt und vergleichen danach Anzahl, Namen und Größe mit der Quelle. Nach der Umstellung holen wir nach, was in der Zwischenzeit beim alten Server angekommen ist. Fertig ist ein Umzug für uns erst, wenn Mails in beide Richtungen laufen.

Kurz zusammengefasst

• Vorher alle DNS-Einträge und alle Postfächer aufschreiben, nicht nur die Website.
• Die Gültigkeitsdauer der Einträge einen Tag vorher senken.
• Postfächer mit Inhalt kopieren; bei POP3 die Mails auf dem Rechner sichern.
• MX und mail. gemeinsam umstellen, danach SPF und DKIM für den neuen Server.
• Nach der Umstellung den Mail-Nachlauf machen und erst dann den alten Vertrag kündigen.

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